Amnesty International efter indførelsen af 4-dages arbejdsuge: ”Det har haft rigtig positiv indflydelse på trivslen"

”Det er kendetegnende for mange NGO’er, at de brænder for deres sager – og så er der også en risiko for at brænde ud,” siger Vibe Klarup, generalsekretær i Amnesty International.

Underlæben laver et lille vemodigt vip, før hun konstaterer:

”Det var i flere år også en af realiteterne omkring vores arbejdsplads.”

Hun sidder denne onsdag formiddag på sit kontor på femte sal i indre København. Bag hende ses en postkortværdig udsigt udover hovedstadens hustage, hvorunder tusindvis af flittige kontorarbejdere i dette nu må formodes at klikke trofast løs på tastaturer, besvare emails, suse til møder.

København kan vel godt kaldes hyggens hovedstad, men ”hygge” var ikke ligefrem ordet, der for lidt over et års tid siden karakteriserede joblivet hos Amnesty International, en arbejdsplads, hvor emner som tortur, dødsstraf, seksuel vold og krig er hverdagskost. Emner, der slider på medarbejdernes psyker – og som også kan påvirke Vibe Klarup:

”Hvordan jeg selv reagerer på emnerne er en privat ting…” siger generalsekretæren, men fortsætter:

”Jeg kan godt læse om børn udsat for vold og så mærke, at det vælter op i mig på uventede tidspunkter, hvor jeg pludselig får tårer i øjnene over en lille hændelse,” siger hun.

Udover hårde stofområder gik de ansatte med en generel følelse af at have for travlt, hvilket var enormt slidsomt. Organisationen døjede derfor med sygemeldinger og stressramte, fortæller Klarup:

”Vi havde brug for at få noget energi og gejst ind i vores arbejdsplads, komme ud af det spor, hvor det hele tiden er en snak om, at vi er pressede, og det er hårdt. Så der var en appetit på at se, hvordan vi kan gøre noget andet end det, vi plejer at gøre,” siger hun.

En ny jobvirkelighed

Efter et testforløb indførte Amnesty International juni i år – som den første NGO i Danmark – en 4-dages arbejdsuge for sine 50 medarbejdere.

NGO’en har således realiseret en længsel i tiden: En spørgeskemaundersøgelse af Djøf viste i år, at næsten otte ud af ti akademikere godt kunne ønske sig en 4-dages arbejdsuge.

Hos Amnesty International beholder ansatte deres løn til 37 timer om ugen, selvom de holder fri om fredagen, hvor de får mulighed for at lade de mentale batterier op.

Tre ”værktøjer” sikrer, at produktiviteten opretholdes mandag til torsdag: ”samstemt arbejdstid”, ”daglig fordybelsestid” og ”ny mødekultur”.

Samstemt arbejdstid går ud på at alle møder fast ind på arbejde mandag til torsdag fra 9-15, hvor ansatte skal være fysisk tilstede på kontoret (der er mulighed for at arbejde hjemme, men det skal være om onsdagen).

Daglig fordybelsestid går ud på, at ansatte hver dag fra 9.30-10.30 for alvor fordyber sig i arbejdet. Denne periode kaldes pomodoro (tomat på italiensk, red.). Det hænder, at fundraising-chefen i dette tidsrum entrerer kontoret i et stort tomatkostume, uddeler chokolader, og minder de arbejdende om, at de skal være stille.

”Sådan noget er jo supersjovt, og sjov skal også være en del af kulturen omkring det,” griner Klarup (der dog føler, at historien om tomatkostumet er blevet fortalt til nok medier efterhånden).

I den nye mødestruktur er de fleste møder barberet ned til 25 minutter, maksimalt 45 minutter, og de skal have klar dagsorden og formål.

”Vores model for 4-dages arbejdsuge er i virkeligheden ret radikal,” siger Vibe Klarup. ”For den gør op med tendensen, der efter corona har præget arbejdslivet – en ekstrem individualisering, hvor det sat på spidsen er ligegyldigt, hvorfra du arbejder, bare du afleverer dine opgaver. Vi tror derimod på, at hvis alle arbejder hjemme, så har det alvorlige konsekvenser for vores fællesskab, og for kvaliteten af vores arbejde,” siger hun.

Værktøj 1: Samstemt arbejdstid

Så hvis vi starter med samstemt arbejdstid fra 9-15: Hvordan har jeres erfaringer været med at folk møder ind i et fast tidsrum?

”At være sammen betyder rigtigt meget, fordi vi er sammen om en sag. Derfor har vi brug for at mærke et “vi” i dagligdagen, mærke at vi trækker i samme retning. Den koordinering er fuldstændigt basal for at levere et godt arbejde. Vi’et skabes bare mere effektivt, når alle er i rum sammen, mødes på trappen, brygger kaffe. Fysisk tilstedeværelse har også enormt stor betydning for vores trivsel, fordi smågnidninger og småirritationer er sværere at udrydde i det virtuelle rum, hvor det er sværere at sludre og grine sammen. Samstemt arbejdstid gør det meget enklere at være en god leder.”

Kan der ikke stadig være ansatte, som savner friheden i mere fleksible arbejdstider?

”Jo, helt sikkert. Men jeg kan også mærke, at den generation, som jeg selv tilhører, har en anden tilgang til arbejde, som er fokuseret på at arbejde igennem til man er færdig. De helt unge generationer har en helt anden forventning om, at arbejdsliv og fritidsliv skal hænge sammen. Velvære og trivsel er en forudsætning for, at man kan være en god kollega.”

Værktøj 2: Ny mødekultur

I har nedbarberet længden på jeres møder: Var de ikke korte og fokuserede nok inden?

”Altså, har du nogensinde været til alt for lange møder, hvor der f.eks. er sat halvanden time af, som bliver fyldt ud med løs snak? (journalisten smiler, red.). Det har vi selvfølgelig også. Derfor har vi sagt, at for at vi kan holde fri om fredagen, så ligger der også et pres på os for at blive mere effektive. Den nye mødestruktur har haft virkelig stor betydning for vores effektivitet, fordi vi ikke længere dukker på til det møde, hvis det ikke har en velforberedt dagsorden og et klart formål. At mindske mødetiderne er nok den mest givtige forandring, jeg har oplevet (i min karriere som leder, red.).”

Folk på kontoret har måske sagt, at det burde I have gjort det for længe siden?

”Ja, det tror jeg egentlig. Jeg har selv været på arbejdspladser, hvor der er blevet talt om, at kalenderen drukner i møder. Den der fornemmelse af, at man går hjem og kun har siddet i møder hele dagen. Og faktisk er man uklar på, om man overhovedet har flyttet noget. I begyndelsen brugte vi (hos Amnesty International, red.) et stopur under møder for at øve os i at tage kortere mødetider alvorligt. Men generelt hjælper det med til at overholde reglerne, at idéen til en 4-dages arbejdsuge ikke kom fra lederne, den kom fra os alle sammen, og det gør en stor forskel. Men vi har også strukturer, der hjælper os: Vores Outlook-konto er sat op til automatisk at foreslå mødetider på 25 minutter.”

Værktøj 3: Fast fordybelsestid

I har fast, daglig fordybelsestid fra 09:30-10.30: Hvad har erfaringerne været med det tiltag?

”Det kan være svært at være fordybet, når man samtidig modtager sms’er og emails. Så fordybelsestiden handler i virkeligheden om, at vi i denne her periode af dagen fordyber os i bund med vores ting. Det har været et interessant benspænd, og mange kollegaer siger, at det er et af de vigtigste værktøjer, vi har indført (i forbindelse med 4-dages arbejdsuge, red.). Personligt er jeg meget ekstrovert og griber telefonen med det samme, når jeg får en sms. Eller starter spontant samtaler med kollegaer. Så jeg har også virkelig skullet øve mig i at fokusere mig dybt i mit arbejde. Men jeg har ikke tidligere prøvet, at jeg efter kl. 10.30 har været så forberedt til resten af dagen, som jeg er nu.”

De nye udfordringer

I skriver i jeres pressemeddelelse, at ”det kræver en stor indsats for både ledelse og medarbejdere at holde fast i en ny måde at organisere arbejdet på” – hvad har den største udfordring været?

”Ja, det kræver en stor indsats. Vi er enige om, at den største udfordring lige nu er at få nye kollegaer. De er normalt det bedste, man kan få, men de kommer også ind i organisationen med de gamle vaner. Derfor er en ny kollega lige præcis sådan en, der rejser sig fra sin stol kl. 09.30 og siger: ”Hey! Hvor er kaffemaskinen!?” Og der må vi så sige: ”Sschhhhh, vi har pomodoro, vi fordyber os!”. Så vi bruger ret meget tid på hele tiden at træne nye i, hvordan vores 4-dages arbejdsuge fungerer,” fortæller Klarup.

Folk taler om, at 4-dages arbejdsuge øger både trivsel og effektivitet. Hvis vi starter med trivsel: Er den blevet forbedret hos jer?

”Ja, det oplever jeg, at den er. Det er dog vigtigt at understrege, at en 4-dages arbejdsuge ikke er en mirakelkur mod stress. Som ledelse har man stadig en opgave med at prioritere inden for et arbejdsområde, hvor problemerne er mange og voldsomme, og hvor ressourcerne er begrænsede. Så selvom vi oplever, at 4-dages arbejdsugen har en rigtig positiv indvirken på trivslen, så kræver det stadig, at vi som ledelse har et konstant fokus på arbejdsmiljøet i vores organisation”.

Er I blevet mere effektive?

”Når man kan holde fri fredag, så er der virkelig et incitament til at knokle igennem i løbet af ugen. Og sidst vi foretog målinger, der var folk enige om, at vi var blevet mere effektive. Færre møder og mere fordybelse bidrager jo til effektiviteten. Vi får nye målinger i begyndelsen af næste år, så nu må vi se. Det er svært at gøre op – jeg mener ikke, at der har været nedgang.”

I nævner selv, at I er den første NGO i Danmark, der indfører 4-dages arbejdsuge. Hvorfor er det signifikant, at I er en NGO?

”Gennem mit arbejdsliv har jeg været i flere civilsamfundsorganisationer. Og alle steder har der været denne her snak om, at der er en fare for, at folk brænder ud. Magistrenes Forening lavede for nogle år siden en undersøgelse, der viste, at trivslen i vores branche er dårlig. Når vi mødes på ledelsesniveauer er vi enige om, at en del af årsagen er, at vi er dårlige til ledelse. Vi giver det for lidt fokus at være gode ledere, fordi vi er for optagede af sagen. Så der er elementer, som vi skal gøre bedre, og for mig er det her blevet en anledning til at tage det seriøst, at mine kollegaer skal kunne restituere – og at vi samtidig også skal gøre mere ud af den måde, vi arbejder sammen på,” siger Vibe Klarup.

Generalsekretæren siger pænt farvel. Derefter går journalisten går tilbage til sin kontorplads under et af de førnævnte københavnske tage – han håber, at det 30 minutter lange interview havde en klar dagsorden.

Tre medarbejdere om livet med 4-dages arbejdsuge

Regitse Nielsen, major donor manager (fundraising):

“Det nemmeste er nok at holde fri om fredagen – der er selvfølgelig undtagelser, hvilket kan være udfordrende. Men de tiltag, vi har taget i brug for at styrke effektiviteten, passer mig virkelig godt. Det kræver noget tilvænning, men når man lærer at holde en virkelig god pomodoro, er det bare det bedste redskab i bogen.”

Tine Rasmussen, projektleder og tillidsrepræsentant:

“Jeg trives storslået i en 4-dages arbejdsuge, men jeg er også en meget procesorienteret menneske, så det passer mig rigtig godt at arbejdsgangene er kommet mere i kasser og systemer. Hvilket jo også kan tage lidt af fleksibiliteten ud af arbejdsdagen – men overordnet passer det mig rigtig godt i de nye rammer. Den største udfordring er helt klar at resten af samfundet ikke er kommet med på bølgen, så der er jo stadig arrangementer og møder der ligger på ellers frie fredage – og folk der måske forventer et svar på en mail.”

Roberto Zacharias, presse- og kampagnemedarbejder:

“Jeg trives rigtig godt, og det giver klart mere overskud både privat og på jobbet, at vi nu har fri om fredagen. Det passer mig desuden glimrende, at vi i forbindelse med overgangen til 4-dages arbejdsuge har kigget kritisk på vores mail- og mødekultur, ligesom der er blevet indført et fast tidsrum hver dag til individuel fordybelse, hvor man virkelig kan få noget fra hånden uden at blive forstyrret af møder, mails og kolleger. Eneste minus er, at vores omverden jo ikke holder fri om fredagen, så der bliver man nogle gange nødt til at slække lidt og svare på en mail eller to – hvis man altså ikke allerede har haft mulighed for at ordne det inden fridagen.”